Hóa đơn điện tử là phương thức giao dịch đang được nhà nước khuyến khích. Nó đem đến nhiều lợi ích, thuận tiện cho người mua và người bán. Nhiều người tự hỏi liệu nếu dùng hóa đơn điện tử thì có cần phải ký tên đóng giấy nữa không. Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây.
Hóa đơn điện tử không cần ký tên đóng dấu nếu đủ điều kiện
Luật pháp đã quy định rõ, đơn vị cung cấp dịch vụ sản phẩm không cần thiết phải có chữ ký hay con cấu của người bán. Nếu sử dụng hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ ngân hàng, dịch vụ viễn thông. Điều kiện tất cả đều phải tự in đáp ứng quy định.
- Hóa đơn tự in tại trung tâm thương mại, siêu thị có đầy đủ tên, mã số thuế của người bán
- Tem có mệnh giá sẵn, như tem bưu điện,…
- Đối với các doanh nghiệp sử dụng số lượng hóa đơn lớn, tuân thủ theo luật Thuế. Cục sẽ xem xét và hướng dẫn làm hóa đơn không cần thiết có dấu người bán.
Điều kiện để đơn vị tổ chức kinh doanh có thể khởi tạo hóa đơn điện tử
Vậy phải đáp ứng điều kiện gì thì doanh nghiệp, tổ chức mới có thể khởi tạo được hóa đơn điện tử. Bạn sẽ cần tìm hiểu đáp ứng các điều kiện sau
- Doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng giao dịch điện tử ngân hàng
- Có hệ thống mạng, đường truyện Internet giúp kiểm soát, lưu trữ hóa đơn điện tử
- Có nhân sự trình độ am hiểu về công nghệ máy tính. Biết sử dụng phần mềm và khởi tạo hóa đơn điện tử
- Chắc chắn rồi, doanh nghiệp phải có chữ ký điện tử được đăng ký sau khi thành lập
- Hệ thống phần mềm bán hàng kết nối dữ liệu. Cập nhật dữ liệu thường xuyên
- Đảm bảo về quá trình sao lưu, backup dữ liệu khi có sự cố. Điều này vô cùng cần thiết nếu chẳng may phần mềm nhiễm virus và bị mất dữ liệu.
Tổn thất sẽ thuộc về doanh nghiệp trước tiên. Do đó, hãy chuẩn bị phương án backup mọi lúc mọi nơi.
Điều kiện đối với đơn vị cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử
Nếu doanh nghiệp kinh doanh cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử, bạn sẽ cần:
- Có giấy chứng nhận kinh doanh, giấy cấp phép đầu tư về lĩnh vực công nghệ. Hoặc có thể là ngân hàng cung cấp dịch vụ
- Phần mềm được thiết lập đáp ứng nội dung quy định
- Đầy đủ hệ thống kỹ thuật và thiết bị đáp ứng
- Có phương án phát hiển, cảnh báo và ngăn không cho truy cập hợp pháp từ các hacker. Đảm bảo an ninh mạng và bảo mật cho dịch vụ khách hàng
- Luôn luôn có phương án backup dữ liệu, lưu trữ hóa đơn
- Cứ 6 tháng/lần, đơn vị phải cung cấp thông tin bằng văn bản tới cơ quan Thuế. Đó là thông tin về người bán, người mua, hóa đơn đã sử dụng (có mã, ký hiệu đầy đủ)
Tư vấn dịch vụ kế toán và cài đặt hệ thống phần mềm bán hàng uy tín nhanh chóng tại STARTUPLAND. Chúng tôi luôn đảm bảo về chất lượng dịch vụ tới từng khách hàng. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn giải pháp cho doanh nghiệp start-up.
