Cách nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử trở nên ngày càng phổ biến với mọi doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp có thể thực hiện giao dịch online không cần thông qua văn bản in giấy. Đồng thời hóa đơn điện tử là phương thức kết nối, cập nhật lên cơ quan thuế nhanh chóng. Vậy làm sao biết hóa đơn điện tử như nào là hợp lệ, hãy theo dõi bài viết dưới đây của STARTUPLAND nhé!

Sao lại gọi là hóa đơn điện tử?

Đầu tiên, bạn sẽ cần phải hiểu hóa đơn điện tử là gì, đó chính là hóa đơn thể hiện dưới dạng dữ liệu. Hóa đơn được tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, lập thông tin cho khách hàng, đối tác. Đó là việc ký số, ký điện tử thông qua phần mềm điện tử, kể cả hóa đơn tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Sẽ có các loại hóa đơn điện tử sau:

Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng với đơn vị thực hiện kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.

Hóa đơn bá hàng: Áp dụng với các đơn vị kê khai theo phương pháp trực tiếp.

Hóa đơn khác: Tem điện tử, vé điện tử, phiếu xuất kho, chứng từ điện tử, thẻ điện tử,…

Các loại mã hóa đơn điện tử

– Với hóa đơn có mã xác thực

Bạn có thể nhận biết hóa đơn hợp lệ là khi hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Cụ thể đó là hóa đơn được cấp qua hệ thống xác nhận mã hóa đơn Tổng cục Thuế.

Số hóa đơn: một dãy số theo quy định, kiểm tra mã hóa đơn trên hệ thống

Mã vạch hai chiều: hỗ trợ doanh nghiệp đọc nhanh và kiểm tra thông tin hóa đơn.

Mã xác thực: Chuỗi ký tự có mã hóa, cấp bởi Tổng Cục Thuế

Bạn nên biết, mã của cơ quan thuế là một dãy số duy nhất và ký tự duy nhất được cơ quan Thuế tạ ra dựa trên thông tin của hóa đơn được lập.

– Với hóa đơn không có mã xác thực

Đó là mã không được lập bởi cơ quan Thuế mà bởi doanh nghiệp, tổ chức bán hàng.

Thế nào gọi là hóa đơn điện tử hợp lệ?

Một hóa đơn được xem như hợp lệ nếu nó được hội tụ đủ các điều kiện:

• Được khởi tạo từ máy tính, có kết nối dữ liệu với cơ quan Thuế
• Hóa đơn điện tử có đầy đủ thông tin: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn
• Tên, địa chỉ và MST của bên cung cấp sản phẩm, dịch vụ
• Tên địa chỉ và MST (nếu có) của người mua dịch vụ sản phẩm
• Đầy đủ tên, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền trước và sau VAT, tổng thành toán
• Có chữ ký số điện tử của người bán (bắt buộc)
• Thời gian lập hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ khi nào?

• Nếu sử dụng hóa đơn mà không đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế. Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế cho người mua.
• Khai khống hóa đơn điện tử để chứng minh phát sinh hàng hóa dịch vụ

Tư vấn sử dụng dịch vụ kế toán tại STARTUPLAND ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất! Thông tin đăng ký chữ ký số, cách thức thiết lập hóa đơn uy tín và nhanh chóng. Giúp doanh nghiệp bạn có được phương pháp hạch toán tối ưu, thuận tiện hoạt động kinh doanh.