Như nhiều doanh nghiệp đã biết, sắp tới đây kể từ 1/11/2020, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ là bắt buộc với mọi đối tượng. Hiện tại có hai loại hóa đơn đó là loại có mã và không có mã hóa đơn điện tử cơ quan thuế. Vậy sự khác biệt giữa hai loại hóa đơn này là gì, doanh nghiệp nên sử dụng hóa loại hóa đơn nào trong trường hợp nào. Hãy cùng STARTUPLAND tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây nhé!
Bắt buộc 100% đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử kể từ 2/11/2020
Doanh nghiệp, các tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh gia đình cần sớm chuyển đổi trước thời hạn này để tránh làm tốn thời gian thích nghi. Sử dụng hóa đơn số là xu hướng cần thiết của thời đại mới, tiết kiệm thời gian giao dịch và kiểm soát lưu trữ. Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP đã quy định rõ về thời hạn này.
Hóa đơn điện tử cần phải có ngày lập và ngày ký trùng khớp với nhau, hiển thị rõ ngày tháng năm. Quy định tại ý (e) khoản 1 Điều 3 của thông tư 68/2019/TT-BTC.
Sự khác nhau giữa hóa đơn điện tử cơ quan thuế có mã và không có mã
1. Đầu tiên là sự khác biệt về khái niệm và bản chất của hóa đơn điện tử cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử không có mã là hóa đơn do người bán cung cấp gửi cho người mua. Hóa đơn này được tạo bởi các trường hóa đơn trên máy tính kết nối dữ liệu với phần mềm bán hàng kế toán. Mọi thủ tục hóa đơn này sẽ không khác gì so với hóa đơn giấy: hủy, xóa, thu hồi hay lập các biên bản. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về lưu trữ hóa đơn và xuất trình khi có thanh tra.
Hóa đơn điện tử có mã là hóa đơn được cấp trước khi doanh nghiệp bán hàng, cũng được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối điện tử với CQT. Điểm khác ở chỗ người bán cần ký hóa đơn ngay trên hóa đơn mà cơ quan thuế cấp mã xác thực. Doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện lập báo cáo về việc sử dụng hóa đơn này.
Việc kiểm tra dữ liệu sẽ có thể được thực hiện bởi cơ quan thuế và doanh nghiệp, khách mua hàng trên hệ thống mã xác thực. Điều này tăng tính tin cậy hơn cho đối tác và khách hàng khi tiến hành giao dịch.
2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
Các doanh nghiệp có đủ điều kiện về việc sử dụng hóa đơn sẽ có quyền tự chịu trách nhiệm về hóa đơn điện tử mình tạo ra.
Trong khi đó, các doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp có nhiều rủi ro về thuế sẽ cần phải sử dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế.
3. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã
Các doanh nghiệp hoạt động và có giao dịch thường xuyên với ngân hàng cũng như cơ quan thuế sẽ thường được sử dụng hóa đơn không cần mã. Đồng thời doanh nghiệp cần phải có điều kiện về hạ tầng, dịch vụ và điều kiện, phương tiện lập hóa đơn điện tử.
Còn với các doanh nghiệp đang hoạt động tạo hóa đơn có mã cơ quan thuế thì chỉ cần có chứng thư số có hiệu lực và máy tính kết nối internet.
4. Cách thức đăng ký hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp, tổ chức dùng hóa đơn điện tử không có mã sẽ cần phải đăng ký với cơ quan thuế quyền tự lập. Sau đó, hóa đơn điện tử sẽ được lập trên phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm lưu trữ và thực hiện báo cáo theo các kỳ hạn nhất định.
Trong khi đó, hóa đơn có mã cơ quan thuế thì không cần thực hiện bước báo cáo định kỳ. Chỉ cần đăng ký lần đầu với cơ quan thuế và sử dụng hóa đơn đã được cấp mã. Doanh nghiệp sẽ tiến hành giao dịch qua phần mềm riêng của cơ quan thuế, hệ thống cấp mã cho doanh nghiệp thực hiện giao dịch.
Trên đây là sự khác nhau giữa hóa đơn điện tử có mã và không có mã. Tùy theo quy mô và điều kiện, doanh nghiệp sẽ cần đến các loại hóa đơn khác nhau. Nếu là doanh nghiệp mới thành lập, đừng ngần ngại liên hệ STARTUPLAND để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!
