Chứng từ kế toán, báo cáo thuế đều là những văn bản quan trọng và cần thiết được lưu trữ. Tuy nhiên số lượng chứng từ này luôn là một con số khổng lồ. Để sắp xếp khoa học cũng như dọn dẹp sổ sách kế toán đặc biệt giai đoạn cuối năm không hề đơn giản. Bài viết dưới đây của STARTUPLAND sẽ mách bạn những mẹo sắp xếp sổ sách kế toán tối ưu nhất!
Mẹo dọn dẹp sổ sách 1: Sắp xếp chứng từ một cách khoa học
Hàng tháng hàng quý, kế toán sẽ cần sắp xếp chứng từ gốc theo thứ tự để kê khai. Các giấy tờ hóa đơn đầu ra đầu vào đều được kẹp chung với tờ khai nộp thuế GTGT. Bạn có thể sắp xếp theo cách dưới đây để tiện cho việc tìm kiếm.
Hóa đơn bán ra cần kẹp chung với chứng từ kế toán (phiếu thu, giấy báo có, phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế/thanh lý.
Hóa đơn mua vào cần kẹp chung chứng từ ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh toán.
Với các hàng bán chịu, bạn có thể kẹp chung phiếu kế toán, hạch toán và phiếu xuất kho để dễ dàng quản lý.
Một số lưu ý khác về chứng từ trong cách lưu trữ sắp xếp
- Chứng từ cần đủ chữ ký, đóng dấu.
- Cần kẹp riêng chứng từ trong từng tháng. Tốt nhất là mỗi tháng nên chia theo một bìa tập, có tên ghi rõ bên ngoài. Với mỗi giao dịch mua vào, bán ra đều có chứng từ kế toán, bạn chỉ cần nhớ các nguyên tắc trên là sẽ đảm bảo việc tìm kiếm chứng từ gốc nhanh chóng.
Mẹo dọn dẹp sổ sách kế toán 2: Sắp xếp báo cáo kế toán thuế
Báo cáo thuế là báo cáo định kỳ, thường phân loại theo năm để tìm kiếm. Hiện nay, phần lớn việc báo cáo thuế đều được thực hiện bằng phần mềm kê khai thuế. Do vậy, doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và tra cứu hơn. Chỉ cần nhớ các chứng từ kế toán ở trên sẽ là căn cứ để làm báo cáo thuế cho từng năm.
Để sắp xếp sổ sách kế toán thuế khoa học, bạn cần:
– Tạo folder riêng giúp đảm bảo việc lưu tờ khai, mỗi folder là một năm.
– Có sự phân chia từng file theo từng loại thuế.
– Cần tách riêng file đối với các văn bản quan trọng cần thiết liên quan cơ quan Thuế.
Mẹo dọn dẹp sổ sách kế toán 3: Lưu trữ sắp xếp hợp đồng và chứng từ
Mọi hợp đồng có con dấu đỏ cần được lưu trữ một cách kỹ càng. Thông thường sẽ có 1 bản gốc hợp đồng có dấu đỏ và kế toán chỉ giữ một bản, nếu có từ 2 bản trở lên, bộ phận khác có quyền giữ theo yêu cầu doanh nghiệp.
Mọi hợp đồng theo từng dự án cần được lưu trữ theo từng kẹp file riêng, bạn cần ghi tên dán ở gáy từng dự án đó để thuận tiện cho việc tìm kiếm tra cứu về sau.
Hợp đồng dấu đỏ rất quan trọng, kế toán không được mang các bản gốc này ra ngoài, cho mượn chỉ khi được chỉ đạo từ cấp trên. Việc mất hồ sơ gốc, chứng từ và hợp đồng sẽ có thể gây ra nhiều vấn đề rắc rối về sau.
Cách lưu hợp đồng kinh tế chung các tài liệu khác để thuận tiện khi sắp xếp sổ sách kế toán:
– Kẹp chung hợp đồng với bản kế hoạch.
– Kẹp với các hồ thầu, hồ sơ báo giá, chứng nhận phê duyệt.
– Các phiếu thu chi, ủy nhiệm chi theo từng lần thanh toán.
– Biên bản bàn giao, nghiệm thu, thanh lý.
– Hóa đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho.
– Chứng từ kê khai nộp thuế.
– Các văn bản thỏa thuận khác, bảng tính lãi, chứng từ khác có liên quan.
Mẹo 4: Dọn dẹp sắp xếp về bảng chứng từ lương
Đây là căn cứ để kê khai bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập doanh nghiệp và cá nhân. Kế toán cần lưu folder riêng theo từng năm, chứng từ lương đảm bảo lưu theo từng tháng để dễ theo dõi.
Mỗi bảng lương thanh toán yêu cầu có đầy đủ: Con dấu, ký tên, bảng ủy nhiệm chi, bảng chuyển khoản ngân hàng hoặc bản ký nhận lương.
Mẹo 5: Dọn dẹp sổ sách kế toán với các chứng từ pháp lý
Chứng từ pháp lý bao gồm: biên bản họp, các quyết định của HĐCĐ, quản trị, các ủy quyền liên quan tài chính kế toán, công chứng đăng ký kinh doanh, các giấy tờ quy chế, điều lệ công ty. Tất cả đều có thể sắp xếp vào cùng một file tài liệu. Đặc biệt là với các công ty khởi nghiệp mới được thành lập, các chứng từ pháp lý ban đầu sẽ cần rất nhiều.
Trên đây là những mẹo giúp bạn dọn dẹp khoa học sổ sách kế toán hiệu quả. Nếu gặp khó khăn trong việc làm sổ sách kế toán, đừng ngần ngại liên hệ ngay STARTUPLAND. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và tư vấn cho doanh nghiệp, startup các phương án hiệu quả và tiết kiệm nhất.
