Hiện nay, nhu cầu về lựa chọn địa chỉ trụ sở kinh doanh trở nên khó khăn. Doanh nghiệp thực hiện kinh doanh tại một địa chỉ khác địa chỉ trụ sở chính đã đăng ký. Điều này liệu có hợp pháp? Hãy cùng STARTUPLAND tìm hiểu về vấn đề này nhé!
Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là gì?
Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020,
“Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
Theo đó, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện
- Đặt trên lãnh thổ Việt Nam
- Là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp
Địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp được hiểu là địa chỉ thường trú hoặc nơi làm việc địa chỉ khác của cá nhân mà người đó đăng ký với doanh nghiệp.
- Được xác định theo địa giới hành chính
Địa chỉ trụ sở chính gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Ví dụ: 41/3 Phan Đình Phùng, Phường 17, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh
- Có số điện thoại
Số điện thoại có thể là số điện thoại bàn hoặc số điện thoại di dộng.
Giá trị pháp lý của địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp
Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là quy định bắt buộc
Được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp.
Trụ sở chính có thể chỉ là nơi để công ty đăng ký trên Giấy phép kinh doanh. Đây là nơi để khách hàng liên hệ làm việc với công ty mà. Điạ chỉ trụ sở chính có thể không diễn ra hoạt động kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở chính một phần bắt buộc trong quá trình nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp.
Địa chỉ trụ sở chính không được là chung cư
Căn cứ Điều 6 Luật nhà ở năm 2014 thì doanh nghiệp không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể. Căn hộ chung cư là một phòng của khu chung cư có chức năng duy nhất là cư trú và sinh hoạt, ghi rõ trên giấy phép xây dựng. Bên trong các chung cư được bố trí nhiều căn hộ khép kín dành cho các gia đình, có hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung như hành lang, thang máy, ban công.
Tuy nhiên nếu căn hộ chung cư vưới mục đích thương mại thì doanh nghiệp vẫn được đặt địa chỉ trụ sở chính. Chuyên viên Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định
Trụ sở chính quyết định cơ quan Thuế quản lý doanh nghiệp
Sau khi có tư cách pháp nhân, doanh nghiệp cần phải nộp bộ hồ sơ thuế ban đầu. Hồ sơ nộp tại chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt địa chỉ trụ sở chính. Địa chỉ trụ sở chính ở đâu thì cơ quan thuế của quận/ huyện đó quản lý. Một số doanh nghiệp do Cục thuế của tỉnh thành phố quản lý. Vì vậy khi đặt trụ sở chính cũng cân nhắc lưu ý về vấn đề này.
Chế tài đối với kinh doanh khác trụ sở chính
Việc không hoạt động tại trụ sở ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sẽ ảnh hưởng đến việc quản lý doanh nghiệp.
Theo Khoản 2 Điều 6 Nghị định 98/2020/NĐ-CP là doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh không đúng phạm vi, đối tượng, quy mô, thời hạn, địa bàn, địa điểm hoặc mặt hàng ghi trong giấy phép kinh doanh được cấp.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị chịu hình phạt bổ sung là tước quyền sử dụng giấy phép kinh doanh từ 01 tháng đến 03 tháng.
Theo Thông tư 95/2016/TT-BTC, sau thời hạn một năm kể từ ngày cơ quan thuế ban hành Thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Cơ quan thuế tcó quyền thực hiện chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo quy định Thông tư này.
Bài học rút ra đối với doanh nghiệp kinh doanh khác địa chỉ đăng ký
Phải có quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ trụ sở chính
Doanh nghiệp thuê nhà hoặc văn phòng đặt địa chỉ trụ sở chính phải cần có hợp đồng thuê; quyền cho thuê hợp pháp của bên cho thuê. Có nhiều địa chỉ số nhà thực tế và số nhà ghi trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khác nhau. Trước khi thuê doanh nghiệp nên tìm hiểu để tránh các các vướng mắc phát sinh. Các phát sinh thường thấy như hợp đồng thuê không có hiệu lực pháp lý.
Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp thuộc quyền sử dụng của doanh nghiệp phải có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê đất của công ty hạ tầng; quyết định giao đất cho thuê đất của cơ quan nhà nước hoặc một trong các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu theo luật đất đai
Nên lựa chọn địa chỉ trụ sở chính ổn định và lâu dài
Cơ quan nhà nước gửi hồ sơ, giấy tờ pháp lý gửi trực tiếp về địa chỉ trụ sở chính. Doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ đăng ký rõ ràng để không bị thất lạc giấy tờ. Điều này gây ảnh hưởng đến việc liên lạc doanh nghiệp với cơ quan nhà nước.
Hơn nữa, một địa chỉ trụ sở chính rõ ràng và ổn định sẽ tạo niềm tin cho khách hàng.
Nên đăng ký địa điểm kinh doanh nếu kinh doanh khác địa chỉ đăng ký
Trên thực tế, một số doanh nghiệp sẽ đăng ký trụ sở chính tại một địa chỉ để đáp ứng các quy định của Luật. Tuy nhiên thực tế lại không diễn ra hoạt động kinh doanh. Đây được gọi là đăng ký “trụ sở ảo”. Doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh. Điều này nhằm tránh trường hợp bị phạt do không hoạt động tại địa chỉ trụ sở chính
Kết luận
Đặt địa chỉ trụ sở chính ở doanh nghiệp ở đâu là lựa chọn khách quan của daonh nghiệp. Từ những chia sẻ phía trên, mong rằng doanh nghiệp sẽ nắm rõ những vấn đề pháp lý. Từ đó có một tầm nhìn và lựa chọn phù hợp.