Hóa đơn điện tử đã và đang trở thành phương tiện giao dịch thay thế cho hóa đơn giấy. Kể từ 01/11/2020, hóa đơn điện tử sẽ trở thành bắt buộc với mọi giao dịch trên toàn quốc đối với mọi loại hình công ty. Vậy làm thế nào để kế toán có thể tra cứu tính hợp pháp thật giả của hóa đơn điện tử. Hãy cùng STARTUPLAND tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Có thể tra cứu những loại hóa đơn điện tử nào?
Hóa đơn điện tử bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, các loại hóa đơn khác. Cụ thể hơn:
- Hóa đơn giá trị gia tăng áp dụng với người bán hàng, cung ứng dịch vụ thực hiện khai báo thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Khi này hóa đơn VAT sẽ tính bao gồm hóa đơn khởi tạo từ máy tính chuyển kết nối với dữ liệu trên hệ thống cơ quan thuế
- Hóa đơn bán hàng điện tử, áp dụng với người bán hàng và cung cấp dịch vụ thực hiện việc khai báo thuế kê khai phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng cũng bao gồm hóa đơn khởi tạo từ máy tính, có liên kết chuyển đổi dữ liệu với cơ quan thuế.
- Các loại hóa đơn khác: tem điện tử, phiếu thu điện tử, vé điện tử, phiếu xuất kho, phiếu vận chuyển….
- Hóa đơn điện tử khác theo khoản 1, 2, 3 của điều 5 Nghị định 1119/2018/NĐ-CP.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên trang web của tổng cục thuế
Với mọi loại hóa đơn điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng,… kế toán đều có thể kiểm tra trên hệ thống. Bạn có thể sử dụng để xác định tính hợp pháp của mọi hóa đơn sau thời gian phát hành 2 ngày. Bạn cũng có thể xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn trước khi tiến hành hạch toán.
Các bước tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ như sau:
Bước 1: Truy cập website của cục thuế tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Chọn mục [ thông tin hóa đơn/tra cứu hóa đơn]
Bước 2: Nhập thông tin tại mục tra cứu. Bắt buộc đối với các mục dấu (*)
Kế toán có thể tra cứu một hoặc nhiều hóa đơn. Nếu dự định tra cứu nhiều hóa đơn thì cần chuẩn bị file excel có hóa đơn tra cứu.
Bạn điền thông tin cần thiết như: mã số thuế, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn. => Chọn mục tìm kiếm.
Trong đó: Số hóa đơn là tổng số hóa đơn được phát hành. Không phải mã số hóa đơn tra cứu.
Bước 3: Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn điện tử
Kết quả hóa đơn tra cứu sẽ trả về đầy đủ thông tin bao gồm thông tin người bán và thông tin hóa đơn:
Thông tin người bán:
- Người bán hàng hóa dịch vụ: Tên công ty
- Địa chỉ hoạt động của công ty cung cấp dịch vụ, sản phẩm hàng hóa
- Trạng thái hoạt động: tình trạng hoạt động của công ty.
- Cơ quan quản lý thuế: Chi cục thuế cơ sở phụ trách
Thông tin hóa đơn:
- Mẫu số bao nhiêu
- Ký hiệu của hóa đơn
- Số hóa đơn
- Hình thức hóa đơn
- Ngày bắt đầu sử dụng
- Trạng thái hóa đơn
Hóa đơn điện tử không hợp lệ khi nào?
Việc tra cứu hóa đơn điện tử sẽ xác định không hợp lệ khi thiếu một trong hai thông tin trên.
Cách khắc phục xử lý hóa đơn điện tử không hợp lệ
– Kế toán sau khi nhận hóa đơn điện tử cần tiến hàng xác nhận tính hợp lệ qua việc tra cứu online. Nếu phát hiện bất cứ vấn đề nào liên quan hóa đơn sai thông tin, không hợp pháp thì cần liên hệ bên bán để xác nhận lại. Nếu đơn vị bán hàng đã phát hành hóa đơn, kế toán yêu cầu xin ảnh chụp hóa đơn và gửi thông báo lên cơ quan thuế.
– Sử dụng các trình duyệt khác như Internet Explorer để tra cứu.
Trên đây là các thông tin hữu ích giúp kế toán tra cứu thông tin sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp. Mọi thông tin liên hệ tư vấn về kê khai kế toán thuế, đừng ngần ngại khi liên hệ STARTUPLAND. Chúng tôi sẽ giúp bạn tư vấn thông tin hoàn toàn miễn phí.
