Tại bất kỳ một doanh nghiệp nào, việc lập bộ chứng từ, sắp xếp và lưu trữ chúng cách khoa học là điều tất yếu. Vậy bộ chứng từ kế toán gồm những gì, cách sắp xếp và lưu trữ chúng ra sao? Hãy cùng STARTUPLAND tìm hiểu nhé!
Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán là các loại giấy tờ (hóa đơn, hợp đồng, chứng từ ngân hàng, …) chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp.
Nguyên tắc ghi nhận, lưu trữ chứng từ kế toán
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: phải có chứng từ đầy đủ, hợp lý, hợp lệ chứng minh nghiệp vụ và được ghi chép đầy đủ, kịp thời vào sổ sách kế toán.
- Cần hoàn thiện bộ chứng từ phát sinh ở mỗi bộ phận của doanh nghiệp trước khi chuyển cho phòng kế toán ghi nhận và hạch toán.
- Tất cả các khoản chi từ hai mươi triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng từ tài khoản của công ty.
- Hóa đơn điện tử phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML.
Một số bộ chứng từ kế toán cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ mua hàng (Vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản cố định, …)
- Đề xuất mua hàng có đầy đủ chữ ký duyệt của các cấp
- Bảng báo giá (nếu có)
- Hợp đồng/đơn đặt hàng (nếu có)
- Phiếu kiểm tra chất lượng hoặc phiếu kiểm định (nếu có)
- Biên bản giao nhận (hoặc phiếu xuất kho) có ký xác nhận của hai bên
- Biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách của các bộ phận liên quan
- Phí đăng kiểm, hợp đồng bảo hiểm, phí đi đường (đối với xe ô tô, xe du lịch)
- Phí vận chuyển (nếu có)
- Phí bảo hiểm (nếu có)
- Phiếu nhập kho (đối với hàng hóa mua về nhập kho)
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng (GTGT trực tiếp)
- Đối với hàng nhập khẩu: tờ khai nhập khẩu, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, chứng từ nộp thuế nhập khẩu, …
- Chứng từ thanh toán ngân hàng (với hóa đơn từ 20 triệu trở lên)
Chi phí xây dựng, sửa chữa
- Đề xuất xây dựng, sửa chữa có đầy đủ chữ ký duyệt của các cấp
- Các hợp đồng thầu chính, thầu phụ, hợp đồng giám sát, hợp đồng thi công
- Hồ sơ quyết toán, biên bản nghiệm thu theo tiến độ, Biên bản nghiệm thu toàn công trình
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng (GTGT trực tiếp)
Các khoản chi hành chính, văn phòng, dịch vụ khác
- Đề xuất mua hàng có đầy đủ chữ ký duyệt của các cấp
- Hợp đồng mua bán (nếu có)
- Bảng liệt kê chi tiết cho từng mặt hàng (nếu có)
- Biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách của các bộ phận liên quan
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng (GTGT trực tiếp)
Chi phí công tác
- Lệnh điều động/ Quyết định công tác do cấp giám đốc ký
- Đề xuất có đầy đủ chữ ký duyệt của các cấp
- Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về), xác nhận của nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú
- Hóa đơn lưu trú
- Vé máy bay/ tàu xe
- Phiếu tạm ứng/ hoàn ứng (nếu có phát sinh)
Chi du lịch, tiệc sinh nhật quý, tất niên công ty cuối năm
- Đề xuất có đầy đủ chữ ký duyệt của các cấp
- Kế hoạch, chương trình
- Quy chế chính sách của công ty
- Danh sách nhân viên tham dự
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng (GTGT trực tiếp)
- Hợp đồng, thanh lý (nếu có)
Chi mua quà Tết, trung thu, quà tặng khách hàng …
- Đề xuất có đầy đủ chữ ký duyệt của các cấp
- Quy chế chính sách của công ty
- Hợp đồng (nếu có)
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng (GTGT trực tiếp)
- Danh sách nhân viên, khách hàng ký nhận
- Hóa đơn GTGT xuất đầu ra để được chấp nhận chi phí
Chi tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động
- Đề xuất có đầy đủ chữ ký duyệt của các cấp
- Danh sách nhân viên đủ điều kiện hưởng chế độ khám sức khỏe định kỳ
- Hợp đồng
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng (GTGT trực tiếp)
- Kết quả khám bệnh
Các khoản phúc lợi chi cho người lao động như hiếu, hỉ, sinh nhật, …
- Quy định trong quy chế tài chính hay thỏa ước lao động của công ty
- Đề xuất có đầy đủ chữ ký duyệt của các cấp
- Đề nghị chi của công đoàn, phòng nhân sự hay đại điện người lao động trong công ty
- Chứng từ chi tiền
- Photo giấy xác nhận như giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử …. các giấy tờ liên quan đến các khoản chi đó
Các chi phí mua hàng trực tiếp của người dân hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng
Các khoản chi phí này gồm: chi phí thuê nhà, thuê xe của cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng; chi phí mua đồ dùng, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ do người sản xuất trực tiếp bán ra
- Đề xuất có đầy đủ chữ ký duyệt của các cấp
- Bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC
- Hợp đồng mua bán, thuê nhà
- Chứng từ thanh toán cho người bán
- Chứng minh nhân dân của người bán hàng
Nghiệp vụ bán hàng
- Hợp đồng bán hàng (nếu có)
- Chính sách bán hàng (nếu có)
- Biên bản giao hàng
- Biên bản nghiệm thu
- Yêu cầu thanh toán
- Hóa đơn GTGT xuất bán
- Đối với hàng hóa xuất khẩu: tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa, …
Nghiệp vụ chi lương, thưởng, phụ cấp
- Hợp đồng lao động
- Quy chế tiền lương, thưởng do doanh nghiệp tự xây dựng phu hợp với quy định
- Thỏa ước lao động tập thể (nếu có)
- Quyết định tăng lương (trong trường hợp tăng lương)
- Quyết định chi thưởng
- Bảng chấm công hàng tháng
- Bảng thanh toán tiền lương
- Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng
- Mã số thuế thu nhập cá nhân
- Hồ sơ kê khai và chứng minh người phụ thuộc theo quy định
Nghiệp vụ thanh lý vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản cố định
- Bảng chi tiết vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản cố định cần thanh lý
- Biên bản, quyết định thanh lý
- Bảng tính phân bổ (nếu có phân bổ)
- Hợp đồng bán tài sản và thanh lý hợp đồng
- Hóa đơn bán tài sản
- Biên bản bài giao tài sản
- Chứng từ thanh toán
Nghiệp vụ ngân hàng
- Bảng kê sổ phụ kèm chứng từ báo nợ, báo có, phí dịch vụ
- Uỷ nhiệm chi, cuốn séc …
- Đề nghị thanh toán (nếu có)
- Hợp đồng vay, thế chấp, mở tài khoản tiết kiệm …
Quy định về sắp xếp và lưu trữ bộ chứng từ kế toán
- Sổ quỹ: lưu theo số thứ tự, ngày, hóa đơn photo và bộ chứng từ đi kèm sổ quỹ là bộ gốc.
- Sổ phụ ngân hàng: lưu theo ngày tháng, bộ chứng từ gốc đi kèm hóa đơn photo.
- Phiếu xuất kho, nhập kho gốc: đóng thành một tập riêng xếp theo thứ tự số phiếu hàng tháng.
- Hóa đơn gốc không kèm bộ chứng từ: lưu theo thứ tự bảng kê mua vào, bán ra hàng tháng, hàng quý.
- Chứng từ bán hàng bao gồm hóa đơn, tờ khai, đơn đặt hàng, bảng báo giá, hợp đồng …: lưu theo ngày, tháng, thứ tự sổ bán hàng hàng tháng.
- Hồ sơ giảm trừ gia cảnh: lưu theo tệp đánh số theo thứ tự có bảng danh mục đính kèm, hồ sơ theo từng nhân viên bao gồm: tờ khai đăng ký, tờ kết quả trả về, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc đầy đủ theo quy định.
- Hợp đồng mua vào hoặc bán ra dùng cho nhiều đơn hàng (hợp đồng nguyên tắc): lưu chung vào 1 tệp theo thứ tự ngày, tháng phát sinh và lập danh mục đính kèm.
Hàng năm sau khi đóng sổ kế toán các bộ chứng từ này phải được sắp xếp như trên và lưu theo từng năm cùng với sổ sách kế toán của năm đó.
Hi vọng với bài viết này, STARTUPLAND có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về bộ chứng từ của từng nghiệp vụ kinh tế thường phát sinh tại doanh nghiệp mà một kế toán cần nắm rõ.
Tìm hiểu thêm dịch vụ kế toán trọn gói: Tại đây!
