Bảo hiểm xã hội là quyền lợi của mọi người lao động khi làm việc chính thức tại bất cứ doanh nghiệp, đơn vị nào. Trong đó, sổ bảo hiểm là là sổ để ghi chép lại toàn bộ quá trình và thời gian đóng bảo hiểm tại các doanh nghiệp của người lao động. Sổ bảo hiểm là gì, ai có quyền cầm giữ, các thủ tục cấp lại sổ như thế nào? Cùng STARTUPLAND tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây nhé!
1. Sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Đi vào khái niệm chính xác về sổ bảo hiểm. Bạn có thể hiểu đây là căn cứ giúp giải quyết các chế độ BHXH của người lao động. Sổ bảo hiểm có ghi các thông tin: thời gian làm việc, quá trình đóng và thời gian hưởng BHXH
Mã số BHXH của mỗi cá nhân người lao động là duy nhất. Là mã để hưởng các chế độ khi tham gia bảo hiểm, chính sách trọn đời. Do vậy chỉ cần có mã số sổ bảo hiểm cung cấp cho doanh nghiệp để đóng bảo hiểm. Sổ bảo hiểm người lao động cũng có thể tự giữ và bảo quản.
Chỉ khi cần nghỉ việc và báo cắt đóng BHXH. Người lao động mới cần đem gửi lại cho doanh nghiệp thực hiện các thủ tục liên quan.
2. Các thủ tục để được cấp sổ bảo hiểm xã hội cần gì?
Được quy định rõ tại điều 23, Quyết định 595/QĐ-BHXH, quy định cho người lao động và sử dụng lao động như sau:
> Với người lao động:
- Nộp cho doanh nghiệp, người sử dụng lao động 1 bộ hồ sơ đầy đủ:
- Tờ khai, thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Nếu trường hợp có hưởng quyền lợi về bảo hiểm y tế cao hơn, bạn sẽ cần bổ sung thêm các giấy tờ chứng minh.
> Doanh nghiệp, người sử dụng lao động:
- Tờ khai về đơn vị tham gia, các thông tin điều chỉnh đóng BHXH, BHYT.
- Danh sách số lao động tham gia đóng BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, BH tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
- Bảng kê khai thông tin (theo mẫu D01-TS)
Doanh nghiệp là người thực hiện gửi hồ sơ tới cơ quan BHXH: nộp trực tiếp, đường bưu điện hoặc giao dịch online.
Thời gian 5 ngày sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận sổ BHXH thẻ BHYT cho người lao động.
3. Người giữ sổ bảo hiểm là ai?
Trước đây, doanh nghiệp là người giữ sổ BHXH cho nhân viên. Thế nhưng kể từ 1/1/2016, người lao động có quyền nắm giữ sổ BHXH của mình theo luật BHXH năm 2014.
Cơ quan bảo hiểm vẫn lưu giữ các chứng từ điện tử trên hệ thống. Do vậy, nếu người lao động có mất sổ bảo hiểm xã hội thì vẫn đến cơ quan BHXH làm lại, không ảnh hưởng đến quá trình đóng.
4. Cách tra cứu quá trình đóng bảo hiểm online
Nhiều người có lẽ vẫn chưa biết rằng mình có thể tự tra cứu về quá trình đóng bảo hiểm trên internet. Bạn chỉ cần truy cập đường link dưới đây và nhập các trường thông tin để theo dõi là được.
- Truy cập đường link: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx
- Nhập thông tin: Tỉnh/ thành phố nơi cư trú, Số CMND, Họ tên, số sổ BHXH, ngày tháng năm sinh.
- Bạn tích chọn ô xác thực và nhấn nút tra cứu. Kết quả sẽ trả về mã số bảo hiểm cùng các thông tin đầy đủ.
5. Khi mất sổ BHXH, cấp lại sổ cần thủ tục như thế nào?
Bạn sẽ dễ dàng làm lại sổ bảo hiểm, chỉ cần nộp lại đầy đủ các giấy tờ khai theo mẫu. Bạn có thể xin cấp lại thông qua cơ quan BHXH hoặc qua doanh nghiệp đang làm việc. Thời gian không quá 10 ngày sẽ được nhận lại sổ mới.
Muộn nhất là 45 ngày đối với các trường hợp cần xác minh về thời gian đóng bảo hiểm.
6. Thủ tục gộp sổ bảo hiểm như thế nào?
Mỗi người lao động chỉ có 1 sổ bảo hiểm duy nhất. Tuy nhiên, nhiều người lại có vài sổ bảo hiểm do thay đổi nơi làm việc. Do vậy để đảm bảo quyền lợi về thời gian đóng bảo hiểm, người lao động cần làm thủ tục gộp sổ.
Quy định tại điều 27, QĐ 595 về thủ tục gộp sổ bao gồm
- Tờ khai, bản điều chỉnh thông tin BHXH, bảo hiểm y tế (làm theo mẫu TK1-TS)
- Sổ BHXH (toàn bộ các sổ)
- Bảng kê khai thông tin (nếu doanh nghiệp thực hiện)
Thời gian nhận lại sổ bảo hiểm mới khi đã được gộp sẽ không quá 10 ngày khi có đủ hồ sơ. Không quá 45 ngày nếu cần xác minh thông tin bảo hiểm tại các tỉnh khác.
7. Ai có thể chốt sổ bảo hiểm xã hội?
Điều này được ghi rõ trong khoản 5 điều 21 Luật BHXH năm 2014 và khoản 3 điều 47 Luật Lao động 2012. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện thủ tục và xác nhận trả lại sổ bảo hiểm xã hội. Xác nhận mọi thông tin cần thiết khi thôi việc, chấm dứt hợp đồng làm việc. Trách nhiệm hoàn toàn thuộc về người sử dụng lao động. Người lao động không có quyền tự chốt sổ bảo hiểm.
Trên đây là các thông tin cần thiết mà bạn cần có về sổ BHXH. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích được nhiều cho bạn về các thủ tục cần thiết khi tham gia kê khai bảo hiểm xã hội.
