Văn phòng đại diện (VPĐD) là dạng văn phòng đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Việc thành lập văn phòng đại diện với từng loại hình doanh nghiệp là khác nhau nhưng cùng mục đích là tạo điều kiện thuận lợi về kinh doanh cho doanh nghiệp. Cùng STARTUPLAND giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến việc thành lập VPĐD ngay bài viết bên dưới nhé!
1. Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là một bộ phận khá hữu ích của doanh nghiệp. Dựa trên sở hữu của doanh nghiệp, người ta tạm phân chia thành hai loại VPĐD chính. Bao gồm văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước và văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.
Văn phòng đại diện này là một đơn vị trong doanh nghiệp, phụ thuộc vào doanh nghiệp. Và nhiệm vụ của nó là đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó.
Một doanh nghiệp có thể tuỳ ý thành lập một hoặc nhiều VPĐD ở các tỉnh trong nước hay ngay cả ở nước ngoài. Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện luôn phải trùng khớp với ngành nghề đã đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện có vai trò là nơi đại diện cho doanh nghiệp trong việc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng. Và không có chức năng kinh doanh, không được ký kết hợp đồng, thu tiền từ khách hàng.
– Văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc. Và thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
– Văn phòng đại diện có chức năng thăm dò thị trường. Hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
– Văn phòng đại diện có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh
3. Điều kiện đăng ký văn phòng đại diện
– Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Do đó VPĐD chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập.
– Tên văn phòng đại diện: Bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
– Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch.
– Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Và chỉ được ký các hợp đồng phục vụ hoạt động của văn phòng.
– Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (Tương tự như trụ sở công ty).
Lưu ý: Mặc dù VPĐD không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Nhưng kho doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của VPĐD khác quận/huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Doanh nghiệp nên lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập VPĐD.
4. Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ đăng ký bao gồm:
– Thông báo lập văn phòng đại diện;
– Biên bản họp về việc thành lập VPĐD (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);
– Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu VPĐD không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
– 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
– Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
– 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài:
– Doanh nghiệp thành lập VPĐD tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
– Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.
– Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
5. Quy trình, thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Để thành lập VPĐD, bạn chỉ cần thực hiện theo 3 bước:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ thông tin, hồ sơ;
Bước 2: Nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Hoặc nộp trực tuyến;
Bước 3: Nhận kết quả. Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ. Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT sẽ phản hồi kết quả.
– Nếu hồ sơ hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;
– Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT sẽ ra thông báo về việc sửa đổi. Và bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Bạn cần chỉnh sửa, bổ sung và nộp lại theo các bước như trên.
6. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại StartupLand
– Tư vấn các điều kiện, hồ sơ, thủ tục thành lập VPĐD;
– Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện;
– Đại diện khách hàng nộp hồ sơ thành lập VPĐD;
– Tư vấn các thủ tục sau thành lập VPĐD;
– Dịch vụ kê khai, đóng bảo hiểm xã hội, quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho văn phòng đại diện;
– Đăng ký giao dịch ngoại hối khi doanh nghiệp mở văn phòng đại diện tại nước ngoài.
– Hỗ trợ các thủ tục pháp lý, nội bộ hoạt động của công ty, văn phòng đại diện.
Trên đây là thủ tục mở văn phòng đại diện công ty theo quy định hiện hành. Nếu bạn đang cần hoàn tất thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty một cách nhanh chóng nhất và hiệu quả nhất. Đừng ngần ngại liên hệ ngay STARTUPLAND để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.