Hóa đơn điện tử đem đến cho kế toán nhiều lợi ích cả về mặt thời gian, chi phí cũng như hiệu suất làm việc. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng kế toán không thể tránh khỏi những vướng mắc. Hãy STARTUPLAND tham khảo ngay các lưu ý quan trọng trong quá trình sử dụng hoá đơn điện tử ngay bài viết sau nhé!
Tìm hiểu về hoá đơn điện tử
Hóa đơn là các chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn sẽ được thể hiện theo hình thức HĐĐT hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
HĐĐT là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế.Trong đó bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Nội dung, thông tin trên hóa đơn điện tử bao gồm những gì?
Nội dung trên HĐĐT sẽ bao gồm:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
– Tên liên hóa đơn.
– Số hóa đơn.
– Thông tin bên bán (tên, địa chỉ, mã số thuế).
– Thông tin bên mua.
– Các thông tin liên quan đến hàng hóa, dịch vụ mua bán hàng hóa.
– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
– Mã của cơ quan thuế.
Những lưu ý khi sử dụng hoá đơn điện tử
1. Lưu ý về thời gian xuất hoá đơn khi sử dụng hoá đơn điện tử
Kế toán nên chủ động phát hành hoá đơn sớm nhất có thể. Từ đó chủ động công việc và tránh được rủi ro nghẽn mạng, nhận cấp mã CQT và có nguy cơ bị phạt.
2. Lưu ý về hoá đơn áp dụng Nghị Quyết 43
Việc giảm thuế GTGT (áp dụng mức thuế suất 8%) chỉ đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2022.
Kế toán cần thực hiện nghiệm thu chốt số liệu sớm và xuất hết các hoá đơn được giảm thuế vào thời điểm 31 tháng 12 năm 2022.
3. Lưu ý về thay đổi số hoá đơn
Khi bắt đầu năm 2023, số hoá đơn điện tử sẽ được đánh lại từ 00000001 tương ứng với từng ký hiệu của hoá đơn.
Căn cứ theo khoản 3 Điều 10 Nghị định 123
Phần mềm sẽ tự động đánh lại số hoá đơn cho hoá đơn đầu tiên năm 2023 tương ứng với từng ký hiệu của hoá đơn.
4. Lưu ý về thay đổi ký hiệu của hoá đơn
Khi bắt đầu sang năm 2023, hai ký tự thể hiện lập hoá đơn sẽ là 23.
Ví dụ: Năm 2023 sẽ chuyển thành 1C23TYY
Căn cứ Điều 4, thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định về mẫu số, ký hiệu hoá đơn của hoá đơn điện tử:
Phần mềm sẽ tự động cập nhật ký hiệu của hoá đơn thành ký hiệu năm 2023.
Những trường hợp ngừng sử dụng hoá đơn điện tử
Một số các trường hợp sau các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh ngừng sử dụng HĐĐT có mã hoặc không có mã, bao gồm:
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng HĐĐT để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
Trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử
– Trường hợp có hành vi sử dụng HĐĐT để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
-Trường hợp có hành vi lập HĐĐT phục vụ mục đích bán khống hàng hóa. Cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
Những hành vi lập HĐĐT để mua bán, sử dụng không hợp pháp. Hoặc trốn thuế khi Cơ quan thuế điều tra hoặc phát hiện. Lúc này các doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm và bị xử lý theo pháp luật.
Trên là những thông tin cập nhật về việc sử dụng hoá đơn điện tử cuối năm 2022. Hy vọng sẽ mang những chia sẻ hữu ích cho bạn đọc. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp. Đừng ngần ngại liên hệ ngay STARTUPLAND để được hỗ trợ và tư vấn tốt nhất nhé!