Dọn dẹp sổ sách kế toán cũng như việc lưu trữ sổ sách và các chứng từ luôn chiếm vai trò quan trọng với mỗi kế toán doanh nghiệp. Thực tế việc lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán cũng có thời hạn trong việc bảo quản. Với mỗi loại sổ sách và chứng từ kế toán đều có thời hạn lưu trữ khác nhau. Cùng STARTUPLAND tìm hiểu kỹ hơn về thời hạn lưu trữ sổ sách và chứng từ kế toán trong bài viết dưới đây nhé!
Lưu trữ và dọn dẹp sổ sách kế toán bao gồm những loại nào?
Cụ thể theo nghị định 174/2016/NĐ-CP, tại điều 8 đã quy định các chứng từ và tài liệu kế toán cần được lưu trữ:
– Chứng từ kế toán
Theo thông tư 133 điều 10, bao gồm các loại chứng từ sau: Chứng từ kế toán tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ và tài sản cố định
– Sổ sách kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp
Sổ sách kế toán tổng hợp bao gồm: sổ nhật ký, sổ cái
Sổ sách kế toán chi tiết bao gồm: sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế và phát sinh tài chính, sổ quản lý phân loại tài sản, vốn, doanh thu và chi phí.
Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán theo quy định
Với mỗi loại chứng từ và sổ sách kế toán sẽ có thời hạn lưu trữ khác nhau, điều này sẽ được tư vấn bởi các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán uy tín. Quy định thời hạn là bắt buộc với mọi doanh nghiệp. Điều này là cần thiết để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm kê lại các phát sinh tài chính, chứng từ kế toán doanh nghiệp có hợp pháp không. Thông thường sẽ có 3 mốc thời gian áp dụng cho việc lưu trữ: 5 năm, 10 năm và vĩnh viễn.
Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán tối thiểu 5 năm (theo nghị định 174/2016/NĐ-CP, điều 12)
Áp dụng cho các chứng từ kế toán không trực tiếp sử dụng cho việc ghi chép sổ và lập báo cáo tài chính. Cụ thể chi tiết là các phiếu thu chi, phiếu xuất nhập kho.
Áp dụng cho các tài liệu kế toán dùng trong quản lý và điều hành, khoogn trực tiếp ghi chép trên sổ sách kế toán.
Thời gian lưu trữ sổ sách kế toán tối thiểu 10 năm (theo nghị định 174/2016/NĐ-CP, điều 13)
- Lưu trữ cho các chứng từ kế toán dùng để trực tiếp ghi chép và lập báo cáo tài chính. Bao gồm cụ thể là: bảng kê khai, tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính theo tháng, quý năm, báo cáo quyết toán, báo cáo biên bản tiêu hủy tài liệu
- Lưu trữ với các tài liệu liên quan đến việc thanh lý, nhượng bán các tài sản cố định: bản báo cáo kết quả kiểm kê tài sản và đánh giá định kỳ
- Tài liệu kế toán chủ đầu tư: kế toán năm báo cáo dự toán
- Tài liệu về việc phân chia tách, sáp nhập, chuyển đổi hình thức doanh nghiệp, kết thúc dự án
- Tài liệu hồ sơ kiểm toán Nhà nước, hồ sơ kiểm tra, thanh tra từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc từ kiểm toán độc lập.
Thời gian lưu trữ sổ sách chứng từ vĩnh viễn
Cũng sẽ có một số sổ sách chứng từ bắt buộc được lưu trữ vĩnh viễn vì tính chất quan trọng của nó. Thông thường các sổ sách này bao gồm:
> Đối với kế toán trong các doanh nghiệp Nhà nước:
Báo cáo tổng quyết toán ngân sách Nhà nước được phê chuẩn bởi Quốc hội
Báo cáo quyết toán ngân sách các khu vực địa phương được HĐND phê duyệt
Các tài liệu quan trọng có tính sử liệu, về an ninh kinh tế quốc phòng, dự án quốc gia quan trọng,
> Đối với kế toán doanh nghiệp:
Các tài liệu kế toán theo điều 12, khoản 1, 2, 7 thuộc điều 13 và điều 14 của nghị định.
Tài liệu kế toán liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, phân chia tách hợ nhất các loại hình doanh nghiệp.
Để mất, hư hỏng tài liệu kế toán có bị phạt không?
- Xử phạt theo nhiều mức độ tùy theo tính chất nghiêm trọng của tài liệu bị mất
- Phạt cảnh cáo đối với hành vi lưu trữ chậm thời hạn quy định trên 12 tháng so với thời hạn quy định. Không đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh trong năm.
- Phạt tiền 5 triệu đến 10 triệu với hành vi lưu trữ tài liệu không đầy đủ theo quy định, để mất, hư hỏng tài liệu vẫn trong thời hạn lưu trữ, không thực hiện phân loại kiểm kê và phục hồi các tài liệu bị mất, bị hủy hoại.
- Phạt tiền từ 10 triệu đến 20 triệu với các hành vi: hủy tài liệu kế toán trước thời hạn quy định, không thành lập hội đồng thực hiện tiêu hủy hay có biên bản tiêu hủy chuẩn quy định.
Trên đây là các thông tin hữu ích về thời hạn lưu trữ sổ sách và chứng từ kế toán doanh nghiệp. Để được tư vấn hỗ trợ các dịch vụ về dọn dẹp sổ sách kế toán cuối năm, lưu trữ tài liệu chứng từ kế toán chuyên nghiệp, liên hệ ngay STARTUPLAND tư vấn 24/7.
