Bạn đã biết về thời hạn lưu trữ sổ sách và chứng từ kế toán chưa?

Dọn dẹp sổ sách kế toán cũng như việc lưu trữ sổ sách và các chứng từ luôn chiếm vai trò quan trọng với mỗi kế toán doanh nghiệp. Thực tế việc lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán cũng có thời hạn trong việc bảo quản. Với mỗi loại sổ sách và chứng từ kế toán đều có thời hạn lưu trữ khác nhau. Cùng STARTUPLAND tìm hiểu kỹ hơn về thời hạn lưu trữ sổ sách và chứng từ kế toán trong bài viết dưới đây nhé!

Lưu trữ và dọn dẹp sổ sách kế toán bao gồm những loại nào?

Cụ thể theo điều 8 nghị định 174/2016/NĐ-CP đã quy định các chứng từ và tài liệu kế toán cần được lưu trữ:

– Chứng từ kế toán

Một số loại Chứng từ KT thông dụng có thể kể đến: Bảng chấm công; Phiếu nhập, xuất kho; Phiếu thu, phiếu chi; Biên lai thu tiền; Giấy đề nghị thanh toán; Biên bản giao nhận tài sản cố định; Biên bản đánh giá lại tài sản cố định; Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng…

– Sổ sách kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp

Sổ sách kế toán tổng hợp bao gồm: sổ nhật ký chung, sổ cái
Sổ sách kế toán chi tiết bao gồm: sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế và phát sinh tài chính, sổ quản lý phân loại tài sản, vốn, doanh thu và chi phí.

– Báo cáo tài chính; ; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

Tài liệu khác có liên quan đến kế toán 

Bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác. Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán theo quy định.

Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán theo quy định

Với mỗi loại chứng từ và sổ sách kế toán sẽ có thời hạn lưu trữ khác nhau. Điều này sẽ được tư vấn bởi các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán uy tín. Quy định thời hạn là bắt buộc với mọi doanh nghiệp. Điều này là cần thiết để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm kê lại các phát sinh tài chính, chứng từ kế toán doanh nghiệp có hợp pháp không. Thông thường sẽ có 3 mốc thời gian áp dụng cho việc lưu trữ. Bao gồm 5 năm, 10 năm và vĩnh viễn. Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán tối thiểu 5 năm (theo điều 12 nghị định 174/2016/NĐ-CP). 

Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán tối thiểu 5 năm (theo điều 12 nghị định 174/2016/NĐ-CP)

Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

Thời gian lưu trữ sổ sách kế toán tối thiểu 10 năm (theo điều 13 nghị định 174/2016/NĐ-CP)

– Lưu trữ cho các chứng từ kế toán dùng để trực tiếp ghi chép và lập báo cáo tài chính. Bao gồm cụ thể là: bảng kê khai, tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính theo tháng, quý năm, báo cáo quyết toán, báo cáo biên bản tiêu hủy tài liệu.
– Lưu trữ với các tài liệu liên quan đến việc thanh lý, nhượng bán các tài sản cố định: bản báo cáo kết quả kiểm kê tài sản và đánh giá định kỳ • Tài liệu kế toán chủ đầu tư: kế toán năm báo cáo dự toán.
– Tài liệu về việc phân chia tách, sáp nhập, chuyển đổi hình thức doanh nghiệp, kết thúc dự án.
– Tài liệu hồ sơ kiểm toán Nhà nước, hồ sơ kiểm tra, thanh tra từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc từ kiểm toán độc lập.

Thời gian lưu trữ sổ sách chứng từ vĩnh viễn

Cũng sẽ có một số sổ sách chứng từ bắt buộc được lưu trữ vĩnh viễn vì tính chất quan trọng của nó. Thông thường các sổ sách này bao gồm:

> Đối với kế toán trong các doanh nghiệp Nhà nước:

– Báo cáo tổng quyết toán ngân sách Nhà nước được phê chuẩn bởi Quốc hội
– Báo cáo quyết toán ngân sách các khu vực địa phương được HĐND phê duyệt Các tài liệu quan trọng có tính sử liệu, về an ninh kinh tế quốc phòng, dự án quốc gia quan trọng,

> Đối với kế toán doanh nghiệp:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu. Và có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

Để mất, hư hỏng tài liệu kế toán có bị phạt không?

• Xử phạt theo nhiều mức độ tùy theo tính chất nghiêm trọng của tài liệu bị mất

• Phạt cảnh cáo đối với hành vi lưu trữ chậm thời hạn quy định trên 12 tháng so với thời hạn quy định. Không đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh trong năm.

• Phạt tiền 5 triệu đến 10 triệu với hành vi lưu trữ tài liệu không đầy đủ theo quy định, để mất, hư hỏng tài liệu vẫn trong thời hạn lưu trữ, không thực hiện phân loại kiểm kê và phục hồi các tài liệu bị mất, bị hủy hoại.

• Phạt tiền từ 10 triệu đến 20 triệu với các hành vi: hủy tài liệu kế toán trước thời hạn quy định, không thành lập hội đồng thực hiện tiêu hủy hay có biên bản tiêu hủy chuẩn quy định.

Trên đây là các thông tin hữu ích về thời hạn lưu trữ sổ sách và chứng từ kế toán doanh nghiệp. Để được tư vấn hỗ trợ các dịch vụ về dọn dẹp sổ sách kế toán cuối năm, lưu trữ tài liệu chứng từ kế toán chuyên nghiệp, liên hệ ngay STARTUPLAND tư vấn 24/7.